Тайм-менеджмент

Необхідність чи тренд?

Ті, хто найгірше вміють 

розпоряджатися своїм часом,  

 найчастіше скаржаться, 

що його не вистачає.

Зміст

Для початку

Як оцінити ефективність своїх прожитих років?

Складові тайм-менеджменту

Три основні принципи тайм-менеджменту

Для початку

Для початку давайте розглянемо що ж являє собою тайм-менеджмент в наш час. Це система дій, мета якої — правильне планування завдань з грамотним розподілом часу на виконання кожної. Головна мета тайм-менеджменту — робити якомога більше, мінімізувавши часові витрати та знизивши рівень стресу людини.

Тобто, тайм-менеджмент — це не тільки модне слово. Також це далеко не секретна технологія. 

Навіщо ж нам планувати свій час? Напевно, щоб все встигати, бути продуктивному протягом тривалого часу та нарешті сказати «НІ» прокрастинації. 

Як оцінити ефективність своїх прожитих років?

Два тисячоліття тому один давньоримський філософ, розмірковуючи над питанням «Як оцінити ефективність своїх прожитих років?», заклав основи відомого нам тайм-менеджменту. Це був Сенека зі своєю знаменитою ідеєю ділити прожитий час на поганий і хороший (нашою мовою — на витрачений в нікуди і ефективно використаний). Разом з цим, на його думку, варто було б вести облік годин, що минули, і мінімум раз на рік підбивати підсумки прожитого життєвого періоду. 

Думки філософа, здавалося б, хороші, але забулися майже на 19 століть. І тільки в 19 ст. епоха індустріалізації з новою силою відчула нестачу системи для контролю часу, який був витрачений на роботу. Головним чином, це питання торкнулося власників великих компаній і мануфактур, яким необхідно було відстежувати час і ефективність роботи співробітників. 

У цей же період з'явилася нова ідея — принцип «80/20», який висунув Вільфредо Парето. Якщо цей принцип вам не знайомий, ось у чому коротка суть: 20% ефективних дій приносять 80% результату, і навпаки, 80% малоефективних зусиль дають тільки 20% результату.

Складові тайм-менеджменту

 Тайм-менеджмент складається з декількох складових частин:

• суворий облік часу;
• оптимізація часових ресурсів;
• планування дня (тижня, місяця та іншого відрізку часу);
• організація мотивації.

Управління часом важливо не тільки для роботи: люди, що осягнули мистецтво тайм-менеджменту, більш життєрадісні, здорові і успішні в професійному та особистому житті.

Ефективний тайм-менеджмент дозволяє осмислювати свої вчинки і рішення з точки зору їх доцільності для власного розвитку і вдосконалення.
Міфи про тайм-менеджмент
1. «Мені ніколи займатися тайм-менеджментом»

Буває, людина настільки завантажена роботою, що здається, не можна знайти й п'яти хвилин на щось ще. «І так часу немає, а тут ще ви зі своїм тайм-менеджментом!» На ділі ж така ситуація - сигнал до того, що настав той самий момент зайнятися організацією часу. Це все одно, що в човні, що потопає, вичерпувати руками воду, і говорити «Я справою зайнятий, а ви тут лізете, говорите дірку заткнути!» Тайм-менеджмент при мінімальних витратах часу вивільняє резерви набагато більші, ніж витрати. 

2. Тайм-менеджмент - це складно

Прочитала людина замітку про тайм-менеджмент. І понеслося... З понеділка - цілодобовий хронометраж, планування дня з ранку до вечора, і викидаємо всі даремні розваги. З вівторка ще бігати, ходити на фітнес і вставати о четвертій ранку. Два-три дні - і тайм-менеджмент на цьому закінчується. Тайм-менеджмент складний тоді, коли ним займаються неправильно. Правильна організація часу повинна бути простою. Складно стає, якщо звалити на себе багато і відразу. Легко - якщо використовувати тільки те, що потрібно.

3. Тайм-менеджмент вбиває спонтанність і природність в житті

«Все заздалегідь сплановано, ніяких несподіванок - це не життя!», «Життя має бути природним, а не механічним!». Досить стандартні заперечення проти організації часу. Знаєте, в нашому житті дуже багато чого сплановано, і часто нам це дуже подобається. Якщо у вас ділова зустріч о 20.00, швидше за все ви будете раді приїхати вчасно, ваш партнер напевно теж. Тайм-менеджмент гнучкий, і тільки ви самі визначаєте баланс між спланованістю і спонтанністю у вашому житті. Коли треба - спланували й організували, коли треба - відпустили віжки і дати простір спонтанності.

Три основні принципи тайм-менеджменту

А тепер перейдемо до практики та з'ясуємо, як правильно розпоряджатися часом, з чого почати контроль і планування своїх дій, які труднощі зазвичай виникають на цьому шляху та як їх подолати. 

Принцип 1. Плануйте свої дії

Планування справ на найближчий день (або найближчий тиждень) має практичне значення в будь-якій роботі. Неважливо, чи сидите ви в офісі, працюєте кур'єром у вільний від навчання час – чіткий план дій завжди принесе реальну користь у вигляді підвищення результативності (особистої і професійної).

Навіть якщо ваші дії строго регламентовані посадовою інструкцією, завжди потрібно мати заздалегідь складений план – це допоможе справлятися з роботою більш ефективно й оперативно.

Пам'ятайте, що всі успішні люди планують своє життя.

Принцип 2. Формулюйте бажаний результат у конкретні цілі та завдання

Стратегічне і ефективне планування неможливо без грамотного цілепокладання. Якщо говорити простою мовою, ви повинні вміти чітко формулювати основну мету й вміти розділяти її на більш конкретні та локальні завдання.

Існує професійний інструмент (або принцип) для формулювання та постановки локальних завдань у тайм-менеджменті й цілепокладанні.

Він називається принцип SMART. Згідно з цим принципом, мета повинна бути:

• конкретною (Specific);
• вимірною (Measurable);
• досяжною за певний період (Attainable);
• актуальною або істинною – необхідно заздалегідь зрозуміти, чи дійсно ця задача допоможе в досягненні мети (Relevant);
• обмеженою в часі (Time-bound).

Основний критерій корисності та ефективності локальної задачі – її конкретність. Починаючи рух до великої мети з виконання послідовних завдань, ви значно скорочуєте час виконання роботи.

Послідовність і зосередженість на конкретних пунктах – запорука майбутнього успіху.

Принцип 3. Плануйте відпочинок

У гонитві за успіхом та особистим результативністю ніколи не нехтуйте відпочинком. Більш того, плануйте відпочинок, також як і ваші бізнес-завдання! Для управління часом повноцінний відпочинок – найважливіший елемент успіху.

Сподіваємося, що ці поради зможуть надихнути та підштовхнути вас до нових звершень і раціонального управління свого життя. Нехай час завжди буде на вашому боці!

Радіслава М.

2021 рік