Українська 
English 
Polski 
한국어 Професіоналізм
Як навести порядок у справах та у ґаджетах
23 листопада 2023
Впевнений, у кожного накопичилося багато цікавих, корисних, робочих матеріалів на пристроях, заміток у додатках. А нова інформація додається й додається і доводиться думати, куди ж її краще зберегти. А з часом стає важче віднайти необхідне швидко.
Хочу поділитися класним методом взаємодії з інформацією. Я почав використовувати його не так давно, але відразу відчув полегшення в роботі.
Зміст
Мене вважають доволі організованою людиною, яка вміє впорядковувати речі, наводити лад. Але навіть з такою здібністю у мене з 2014 року назбиралося 4 додатки для нотаток, 4 - для хмарного зберігання (було 6). І вже не раз я проводив очищення, сортування, але обсяг інформації постійно росте.
Важливо, щоб зібрані мною матеріали не були просто накопиченнями, а я міг ними користуватися. Також маю знати, де й що знаходиться і швидко віднайти. Тобто ключовим критерієм є практичне використання всього, що я накопичую. Тому мені дуже сподобався підхід до розв'язання цього питання від друга Ігоря. Він, як і я, любить порядки в цифровій інформації й порадив ідею "Second Brain".
“Другий мозок” - це методологія, розроблена Тьяго Форте, для створення особистої системи управління знаннями. Один метод для взаємодії з інформацією загалом, інший - для організації згідно з пріоритетом використання.
Взаємодія з інформацією
Перший метод, “CODE” складається з чотирьох етапів: Capture (Захоплюй), Organize (Організовуй), Distill (Перетворюй) та Express (Виражай). Ось короткий огляд цих чотирьох етапів:
- Capture (Збирай): Зберігай інформацію, яка викликає відгук у тебе, і зберігай її в місці, яким ти можеш керувати.
- Organize (Організовуй): Організуй свої нотатки для дій, відповідно до активних проєктів, над якими ти працюєш зараз.
- Distill (Перетворюй): Перетвори ідеї, які ти збираєш та організовуєш, у своє власне повідомлення.
- Express (Виражай): Використовуй матеріал, який ти перетворюєш, для вираження своєї власної точки зору.
Цей метод допомагає зберігати та систематично нагадувати про ідеї, натхнення, інсайти та зв’язки, які ти отримав через свій досвід. Він надає чіткий, дієвий шлях до створення “другого мозку” - зовнішнього, централізованого, цифрового місця для речей, які я вивчаю, та ресурсів, з яких вони походять.
Тобто вся зібрана інформація має мету, застосування, а не накопичуються стосами.
Організації інформації - “PARA”
Другий метод впорядкування - використовувати чотири категорії для структурування та зберігання інформації. “PARA” - це теж акронім, що складається з перших літер цих чотирьох категорій: Projects (Проєкти), Areas (Області), Resources (Ресурси) та Archives (Архіви). Ось що означає кожна з цих категорій:
- Projects (Проєкти): Це конкретні завдання або цілі, які мають чіткий кінець та початок
-
- Завершити дизайн вебсторінки
- Завершити переклад книги
- Зробити ремонт у ванній
- Написати статтю про "Second Brain"
- Надіслати подарунок брату
-
- Areas (Області): Це сфери життя або роботи, які вимагають постійного управління та уваги, але не мають конкретного кінця
-
- Сім'я
- Фінансова звітність
- Здоров'я
- Адміністрування вебсайту
-
- Resources (Ресурси): Це теми або області інтересів, які ти вивчаєш і які можуть бути корисними для майбутніх проєктів
-
- Дизайн
- Особиста продуктивність
- Вебдизайн
- Корейська мова
- Конспекти
-
- Archives (Архіви): Це всі інші матеріали, які ти вирішив зберегти, але які в цей час не активні.
Як на мене, це мега просто і зручно. Тепер не потрібно згадувати, куди я зберіг матеріали по роботі із вебсайтом, куди записав ідеї, що були б добре зробити.
Як обрати додаток для "другого мозку"
Хочу зауважити, це потребує певного часу та зусиль. Тож якщо тобі зараз "не до цього", то краще обрати зручніший час. Рекомендується робити такі зміни у період, коли ти робиш новий початок, у тебе змінюється зайнятість, оточення. Тоді є більше сил і ресурсів водночас навести лад і в цифровій інформації.
З приводу додатків, то тут кожен обирає для себе сам, що йому зручно. Перед тим, як зробити вибір, я виписав критерії, які мені важливі для роботи:
- надійно - важливо, щоб все працювало стабільно. Я не хочу обрати новинку, в якої гарний дизайн, купа функцій, але в один момент цей додаток перестане працювати, "зависне";
- мультиплатформа - також необхідний доступ з ПК, телефону чи навіть з браузера, бо буває, під рукою маю один із ґаджетів і хочу відразу зробити в ньому помітку;
- офлайн доступ - не хочеться у важливий момент шукати інтернет, коли треба записати чи переглянути матеріал;
- письмо від руки - це додаткова зручність із використанням стилуса, позаяк я прихильник ручного письма і це естетично виглядає;
- зручний дизайн - має бути приємний та простий інтерфейс, щоб я не читав додаткові інструкції, як зробити те чи інше завдання.
Це мій список пріоритетів. У когось він може відрізнятися вимогами. Після аналізу я зупинився на сервісі OneNote від Microsoft, яким користуюся від 2014 року.
Організовуємо все те, що маємо
- Створи теку "4 Архіви" і переміщай туди все, що маєш.
- Потім - теку “1 Проєкти" та перемісти туди все, що має конкретні завдання та дедлайни. Наприклад, “придбати зимову куртку”, “прописати теги до статті”.
- Далі створи теку “2 Області" і туди перемісти ті справи, які маєш виконувати на регулярній основі, або це невіддільна частина твого життя. Наприклад: “Сім'я”, “Фінанси”, “Адміністрування сайту”. Тобто справи, які не мають чіткої дати завершення. Сюди відносяться мрії, хобі в тому числі.
- Наостанок створи теку “3 Ресурси" і перемісти у неї те, що тобі цікаве найближчим часом, якість ідеї, свого роду бібліотека, до якої ти плануєш звертатися час від часу.
В архівах мають залишитися неактивні речі із “Проєктів”, “Областей”, “Ресурсів”. Цифри на початку допомагають сортувати теки за зростанням або спаданням.
Після такої організації я зосередився і виписав усі справи, які у мене були в голові та дописав, чого там не було.
Таке сортування допомагає виділити справи, на яких саме зараз треба зосередитися. Бажано залишати 10-15 пунктів у "Проєктах". Якщо буде більше, ви не зможете їх відстежувати належним чином та бачити видимі результати. В такому випадку зайве рекомендується винести в окрему теку "Майбутні проєкти". У мене особисто їх менше ніж 10.
Як на мене, то це досить зручно та просто. І головне - гнучкість. Я легко можу переміщати щось із "Областей", коли воно переростає у чітке завдання. Чи навпаки, коли завдання відкладається на невизначений термін, його можна перенести в "Області". Також завершені роботи нікуди не пропадають - їх просто переміщаємо в "Архіви". Тобто завжди відштовхуємося від того, що зараз в пріоритеті, з чим мені зараз треба працювати.
Лайфхаки
- Цей самий метод організації можна застосовувати на своєму хмарному диску (Google Drive, OneDrive, iCloud…), на ПК, навіть до закладок у браузері.
- Для швидкого збереження інформації можна створити теку Inbox - "0 Вхідні". А під час аналізу тижня розбирати її вміст за категоріями.
- До назв проєктів можна додати тематичні Emoji, щоб візуально швидше знаходити потрібне.
Насправді існує більше тонкощів налаштування цієї методики під себе. Про них можна прочитати книгу чи статті на сайті автора. Або ж подивитися різні відео на YouTube (переважно англомовні). Я почав з простого і це вже зекономило мої час та зусилля.
